Nuo chaoso iki sistemos: kaip revoliucionuoti darbuotojų įvedimo procesą?

„Kas bendro tarp Alpių viršūnių ir naujokų įvedimo į darbą? Pasirodo, daugiau nei galėtumėte įsivaizduoti”, – tokia mintimi Guide&Grow Mentorship Summit '24 dalyvius nustebino Baltnetos personalo vadovas Marius Štilinis, per ketverius metus sukūręs tai, ką šiandien galime vadinti puikiai veikiančiu šveicarišku laikrodžiu.

„Kartą Alpėse patyrėme netikėtą pamoką apie naujokų įvedimą”, – šypsosi alpinizmu užsiimantis personalo vadovas. – „Buvome atsidūrę vadinamajame piene – tokioje tirštoje pūgoje, kai prieš nosį nieko nematai.

Tada ir sutikome jį – išsigandusį italą, pirmąkart gyvenime atsidūrusį kalnuose, ir dar 4 kilometrų aukštyje. Vos kelios apsaugos priemonės, jokios patirties, o svarbiausia – didžiulė panika ir noras kuo greičiau nusileisti žemyn. Žinoma, tokio žmogaus vieno palikti negalėjome – prisirišome prie savo virvės ir saugiai nuvedėme žemyn”, – pasakoja Marius.

Ši patirtis tapo puikia metafora tam, ką vėliau jis pritaikė kurdamas darbuotojų įvedimo procesą Baltnetoje. „Nesvarbu, kalnuose ar ofise, pasiekti tikslui reikia paprastos formulės – žmogaus su patirtimi ir proceso, po kuriuo slepiasi pasiruošimas, planas ir visi kiti žingsniai.”

Nuo chaoso iki sistemos

„Pradžioje buvo chaosas”, – atvirai juokiasi Marius. – „Turėjome žmonių, kurie buvo atsakingi už naujokų įvedimą, bet visa sistema egzistavo tik jų galvose. Kai ateidavo naujas darbuotojas, tekdavo improvizuoti kaip džiazo koncerte.”

Problemos buvo akivaizdžios – sergantys ar atostogaujantys darbuotojai, degantys darbai, informacijos perdavimo iškraipymai. „Kai išimi iš galvos planą, duodi kitam žmogui, o jis atiduoda dar trečiam – ką mes turime? Sugedusį telefoną”, – vaizdžiai apibūdina situaciją personalo vadovas.

Mentorystės pamokos

„Kai improvizacijos nustojo veikti, o vadovai nebespėjo kokybiškai įvesti naujokų, nusprendėme, kad mums reikia mentorystės programos. Ir tada tarsi užsakymu atsirado supermenas”, – šypsosi Marius, prisiminęs tą laikotarpį. 

„Mes pagalvojome, kad atėjęs mentorystės programų ekspertas Saulius Alksnis sutvarkys visas mūsų problemas. Ir nors jis padarė nuostabų darbą, paruošdamas 14 mentorių, mes, kaip kompanija, nebuvome pasiruošę mentorystei.

Rezultatas? Praktiškai sudeginome savo mentorius. Paėmėme onboardingo procesą iš vadovo ir perkėlėme jį ant mentorių. Mentoriai nebespėjo su savo darbais, rezultatai krito, šie patyrė begalinį stresą, kai kurie netgi išėjo iš darbo.”

Sisteminis perversmas

2022–ieji Baltnetoje tapo revoliuciniais pokyčių metais. „Supratome, kad fragmentuotas požiūris į naujokų integraciją nebeveikia, todėl onboardingo procesą iškėlėme iki strateginių tikslų lygio. Tai nebebuvo HR klausimas ar pavienių skyrių galvos skausmas – tai tapo visos organizacijos prioritetu”, – pasakoja Marius.

Šis sprendimas atnešė esminių pokyčių. „Sukūrėme išsamų, 160 užduočių apimantį planą, kuriame vadovų atsakomybė – vos du procentai”, – aiškina personalo vadovas.

„Kiekviena užduotis tapo mini mokymo programa su aiškiomis instrukcijomis, vaizdo medžiaga ir pradžiamoksliu. O kad būtų dar efektyviau, įvedėme kahootus – žaidybinius testus, kurie leidžia naujokui pačiam įsivertinti savo progresą ir suprasti, kuriose srityse dar reikia pasitempti.

Kad sukurtume tikrai veikiantį planą, patys įšokome į naujoko batus. Tiesiogine to žodžio prasme, atėjome į kompaniją kaip nauji darbuotojai, uždarėme paskui save duris ir pradėjome galvoti: kas toliau? 

Reikia įjungti signalizaciją. Kaip tai padaryti? Tada žingsnis po žingsnio nuėjome iki darbo vietos, bandėme įsijungti kompiuterį, prisijungti prie sistemų. Taip, patys to nepastebėdami, surinkome visus kritinius žingsnius, kuriuos turi įveikti kiekvienas naujokas.

Šis eksperimentas atvėrė mums akis. Supratome, kad tai, kas mums atrodo savaime suprantama, naujokui gali būti didžiulis iššūkis. Todėl kiekvieną žingsnį aprašėme detaliai, su instrukcijomis ir paaiškinimais. Juk net paprasčiausias dalykas, kaip įėjimas į pastatą, naujokui gali tapti stresu”, – primena M. Štilinis.

Naujas požiūris į mentorystę

„Mentorystės sistema evoliucionavo kartu su mūsų supratimu apie naujokų poreikius”, – pasakoja Marius. „Įvedėme naują rolę – veiklos mentorių. Tai žmogus, kuris tampa tarsi naujoko navigatoriumi per visą 160 užduočių planą.

Šis pokytis atnešė aiškų rolių pasiskirstymą. Veiklos mentorius yra tarsi projekto vadovas. Jis stebi terminus, užtikrina, kad visos užduotys būtų atliktos laiku, padeda išspręsti technines problemas. Tuo tarpu tradicinis mentorius gali visą savo dėmesį skirti tam, kas iš tiesų svarbu – žmogiškajam ryšiui ir organizacinės patirties dalijimuisi”, – aiškina Marius.

„Įdomu tai, kad atsirado ir trečias mentorystės tipas”, – priduria jis. – „Tai profesionalai, kurie sako: „Aš nenoriu būti mentoriumi pilna to žodžio prasme, bet galiu išmokyti konkretaus darbo. Galiu parodyti, kaip atlikti tam tikrą funkciją.

Sistema pasiteisino su kaupu. Dabar naujoką pasitinka ne vienas žmogus, o visa komanda: vadovas, veiklos mentorius, tradicinis mentorius ir dar keli profesiniai mentoriai pakeliui. Kiekvienas turi savo aiškų vaidmenį, ir tai padeda išvengti perdegimo, su kuriuo susidūrėme anksčiau”, – apibendrina Baltnetos personalo vadovas.

„Labiausiai džiaugiuosi, kad pas mus pradėjo veikti formulė – patyręs darbuotojas plius procesas. O vadovas nebėra viso šito ašis – jis liko šalia, bet nebesėdi šalia ir nebando aiškinti, kodėl neveikia tavo el. paštas. Jis žino, kad tai jau padaryta.”

—

*Straipsnis parengtas pagal Mariaus Štilinio pranešimą Guide&Grow Mentorship Summit '24 konferencijoje.